Das E-Government-Gesetz (EGovG) des Bundes verpflichtet Bundesbehörden spätestens zum 1.1.2020 zur elektronischen Aktenführung. Damit sind auch Ämter auf kommunaler Ebene zur elektronischen Aktenführung verpflichtet, sobald sie Staatsaufgaben wahrnehmen oder diese an sie delegiert sind. REGISAFE, von jeher auf die Bedürfnisse von Öffentlichen Verwaltungen zugeschnitten, bietet in vielfacher Weise Lösungen für die Anforderungen von E-Akte und E‑Government:

  • Integrierter, grafisch dargestellter und individuell erweiterbarer Aktenplan u.a. für
    Baden-Württemberg, Bayern, Hessen, Mecklenburg-Vorpommern, Niedersachsen, Nordrhein-Westfalen, Rheinland-Pfalz und Sachsen
  • Lösungen für den gesamten Lebenszyklus der E-Akte; von der Akten-, Vorgangs- und Schriftgutverwaltung über Registratur und Altregistratur bis zur Archivverwaltung; Unterstützung von Hybridakten
  • Zahlreiche Fachverfahren verfügbar; nahtlos integriert gewähren sie ergonomisches Arbeiten in gleichbleibender Umgebung
  • Vollständig integrierte Gesamtlösung für Rechtsgrundlagen und Sitzungen
  • Schnittstellen zu GIS-, HKR-, ERP- und CMS-Systemen, Sitzungsdiensten und weiteren Fachverfahren
  • Lösungen für die Erfordernisse des E-Government
  • Mobiles Arbeiten

 

Im Einzelnen:

 

Akten-Lebenszyklus

  • Fristen hinterlegbar und auswertbar
  • Automatisierte fristengesteuerte Übernahme in die Altregistratur
  • Aussonderungsfunktion zur Übergabe ans Archiv
  • Eigene REGISAFE-Lösung für die Altregistratur
  • Eigenes REGISAFE-Modul für die Archivverwaltung

 

 Ersetzendes Scannen (nach TR-RESISCAN)

  • Schriftgut Scanner mit Barcode- und Capture-Unterstützung
  • Unterstützung zahlreicher Scanner-Modelle (TWAIN)
  • Unterstützung von Hybridakten
  • Ablagesysteme für Papierrestakten

 

 Paginierungsfunktion für Akten

Optionale Erweiterung der PDF/A-Konverter Image Kompressor und Office, mit der – z.B. für Gerichtsakten –

  • beliebige Schriftstücke in einer gemeinsamen PDF-Datei zusammengefasst und
  • durchgehend nummeriert werden können.

 

 Definierbare Arbeitsabläufe

  • Änderung von Funktionen in Abhängigkeit vom Bearbeitungsstatus
  • Definition von Workflows
  • Unterstützung von Ad-hoc-Workflows

 

 7-stufiges Sicherheitskonzept bis zur revisionssicheren Ablage

  • Benutzerzugriffskontrolle
  • Geschützter Dateispeicher
  • Verschlüsselung
  • Aktivitätsprotokoll
  • Versionskontrolle
  • Datei-Integritätsprüfung
  • Synchronsicherung

 

 Lösungen für die elektronische Post

  • Integriertes E-Mail- und Wiedervorlagen-Management
  • Unterstützung von De-Mail und EGVP
  • Schnittstellen zu E-Mail-Systemen anderer Anbieter
  • Mail-Archivierung
  • Einrichtung einer Virtuellen Poststelle

 

 Lösungen für den Postein- und -ausgang

  • Spezielle Schriftstückmaske für die Erfassung von Papierpost
  • Automatisierter Postausgang mit der Speziallösung Postausgangserfassung
  • Verbindung zur E-Post

 

 Langzeitarchivierung

  • PDF/A-Konverter
  • Schnittstelle zu NAS-WORM-Systemen

 

 E-Government

  • E-Rechnung mit unseren HKR-Schnittstellen für frühes Scannen
  • Die Internetpräsenz Ihrer Kommune unterstützen wir mit Schnittstellen zu CMS-Systemen
  • Transparenz für Ihre Bürger mit dem BürgerPLUS Ratsinformationssystem
  • Der „Draht“ zu Ihren Bürgern mit dem KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement
  • Service für Ihre Bürger: Online-Formulare mit der Schnittstelle zu Formularserver von Form-Solutions e.K.

 

Hier geht’s zum Download

Flyer – E-Akte / E-Government