Erfolgreiche Gremienarbeit stellt die Themen und deren Inhalte in den Vordergrund. Grundlage dafür ist ein einfacher und effektiver Sitzungsdienst wie KommunalPLUS Sitzung.

 

Arbeitsabläufe für das komplette Sitzungsmanagement

Verwaltungen sind verschieden und arbeiten individuell. Daher sind die Anforderungen an einen Sitzungsdienst in öffentlichen, kirchlichen und sonstigen Bereichen so vielfältig wie die Arbeitsabläufe. Alle haben das gleiche Ziel: die Grundlage zu schaffen für eine möglichst reibungslose Gremienarbeit. Daher sind folgende Abläufe je Gremium entsprechend der Erfordernisse anpassbar:

  • Erstellen der Beratungsgrundlagen
  • Pflege und Zusammenstellung der Tagesordnung
  • Versenden der Einladungen und Bekanntmachungen
  • Erfassen der Beschlüsse
  • Dokumentieren der Beratung
  • Kontrolle der Beschlussumsetzung

 

Modularer Ausbau je nach Bedarf

„Jedem das Seine“ – so lautet die Devise von KommunalPLUS Sitzung. Nicht jeder braucht immer alles bzw. alle möglichen Funktionen. Daher kann man den Sitzungsdienst jederzeit nach Bedarf modular erweitern.

Mit dem individuell gestaltbaren Workflow-Modul lassen sich die bestehenden Arbeitsschritte erweitern. Zum Beispiel kann man die Freigabe von Sitzungsvorlagen oder die Beschlusskontrolle mit oder ohne elektronische Signatur gestalten.

Die Entschädigung für die Gremienmitglieder lässt sich mit KommunalPLUS Sitzungsgeld vollautomatisch berechnen. Dabei werden Monats- und/oder Funktionspauschalen ebenso ausgewiesen und berücksichtigt wie die Reisekostenabrechnungen oder Fraktionsabzüge. Und wenn besondere und besonders komplizierte Berechnungen notwendig werden? KommunalPLUS Sitzungsgeld verfügt für diese Fälle über eine Programmoption zur individuellen und einfachen Anpassung.

 

Schneller Zugriff auf alle Infos aus der Sitzung bzw. der digitalen Fachakte

Es wird viel von der elektronischen Akte gesprochen, aber nicht immer ist diese auch schon Realität. Durch die einzigartige Technik ist nicht nur das parallele Arbeiten in Papier und Elektronik möglich. Einfach und schnell wird die elektronische Verfahrensakte mit dem jeweiligen Tagesordnungspunkt verknüpft. Im Ergebnis werden damit alle Informationen und Dokumente zusammengeführt.

Ohne Medienbruch sorgt das für einen schnellen Zugriff auf die Unterlagen einer Sitzung, aber auch auf
die Dokumente aus dem jeweiligen Fachamt. Selbstverständlich wird der Datenschutz dabei durch unterschiedlich einstellbare Zugriffsberechtigungen auf der Ebene der Dokumente gewahrt.

 

Ratsinformationssystem schafft Transparenz und ermöglicht mobile Gremienarbeit

Mit der optionalen Erweiterung KommunalPLUS Ratsinformation erfüllt KommunalPLUS Sitzung auch modernste Anforderungen. So werden Übersichten und Inhalte der Sitzungen automatisch für die Veröffentlichung auf der Homepage bereitgestellt. Gremienmitglieder oder ausgewählte Personen erhalten einen speziellen Zugang zu allen relevanten Sitzungsdaten. Unter Wahrung des Datenschutzes werden diese Informationen aber auch der Bürgerschaft entsprechend den individuellen Vorgaben zur Verfügung gestellt.

Das Fachverfahren wird damit zu einem praktischen Entscheidungs-Support-System, jederzeit vom eigenen
PC aus erreichbar. Insgesamt markiert KommunalPLUS Sitzung zusammen mit dem Ratsinformationsdienst den entscheidenden Schritt auf dem Weg zur papierlosen Gremienarbeit und mehr Transparenz im politischen Umfeld.

 

Funktionen und Leistungsmerkmale:

  • Standardisierte und anpassbare Abläufe für das komplette Sitzungsmanagement
  • Erweiterbar durch:
    – Individuelle Workflows
    – Elektronische Signatur
    – Automatisierte Sitzungsgeldabrechnung
  • Symbiose von Papierakte und digitaler Fachakte für schnellen Zugriff auf Daten, Fakten, Informationen
  • Transparenz und mobile Gremienarbeit durch das Ratsinformationssystem
  • Einzigartige Integration in das REGISAFE-Gesamtsystem
  • Unschlagbare Suchmöglichkeiten
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

 

Hier gehts zum Download:
Flyer – KommunalPLUS Sitzung
Flyer – BürgerPLUS Ratsinformation