Landkreise, Städte und Gemeinden haben Gebäude und Anlagen, Sportanlagen, Sitzungsräume, Festhallen und anderes mehr. Diese kosten Geld, sehr viel Geld. Umso wichtiger ist es, die Nutzung zu optimieren.
Damit kein unnötiger Mehraufwand entsteht, muss die Lösung zur Planung der Belegungen und Nutzungen in die bestehende IT-Infrastruktur perfekt eingebunden sein.

Die Integration von KommunalPLUS Belegungsplan in REGISAFE eröffnet dem Anwender den ganzen Funktionsumfang eines modernen Dokumentenmanagements und die bekannt problemlose Zweigleisigkeit von Papierakte und digitaler Akte.

So wird es möglich, den Mitarbeitern der Verwaltung Zugriff auf alle relevanten Informationen zu gewähren. Nicht nur der Sachbearbeiter behält damit jederzeit den Überblick über die Ressourcen der Gemeinde.

Mit KommunalPLUS Belegungsplan lässt sich die Nutzung jeder Art von Gegenständen, Räumen und Gebäuden verwalten, wie z.B. Dienstfahrzeuge, Geräte, Sitzungssaal oder Geschirrmobil.
Jede Belegung wird für einzelne Tage oder auch periodisch wiederkehrend festgelegt.
Die Erstellung von Gebührenrechnungen, Bestätigungen, Verträgen, Übergabeprotokollen
und anderen Formalitäten ist weitgehend automatisiert.

Optimale und flexible Nutzung

Die Arbeit mit KommunalPLUS Belegungsplan gestaltet sich rationell und flüssig, weil Masken und Arbeitsschritte des gesamten Belegungsmanagements übersichtlich strukturiert sind. Nutzungsverträge, Checklisten, Bestätigungen und Übersichten werden mit festen und variablen Arbeitsabläufen
schnell und einfach erstellt.
Diese Flexibilität erlaubt es einer Verwaltung, für Räume, Fahrzeuge oder beliebige andere Objekte unterschiedliche Abläufe und Vorlagen festzulegen – je nach Belegungszweck.
Belegungs- und Reservierungsdaten werden in einer Belegungsakte eingetragen und im REGISAFE-Terminkalender übersichtlich und mit frei wählbaren Farben für das jeweilige Belegungsobjekt dargestellt. In Listenform oder in einem Stundenplanformat lassen sich diese Belegungen dann auch auf Papier ausdrucken.

Detailliertes Reservierungsmanagement

Belegungen werden festgelegt auf Basis einzelner Tage bzw.  monatlich, wöchentlich, jährlich oder über jeden anderen  periodischen Zeitraum wiederkehrend. Wenn gewünscht,  mit unterschiedlichen Erläuterungen für die Nutzung  und unterschiedlichen Uhrzeiten – auch bei periodischer  Festlegung. Dabei werden Ferien und Feiertage  gleich angezeigt oder bei einer Dauerbelegung automatisch berücksichtigt. Nicht verfügbare Termine werden gleich herausgefiltert.

Ärgerliche Überschneidungen lassen sich mit KommunalPLUS Belegungsplan leicht vermeiden. Der zuständige  Sachbearbeiter wird auf mögliche Zeitprobleme bereits bei der Erfassung aufmerksam gemacht. Weil aber in der Praxis mehrere Personen in eine Belegung/Nutzung eingebunden sind, werden auch alle automatisch informiert.
Mehr noch: zu jedem Objekt lassen sich spezielle Funktionen einstellen. So erstellt man mit drei Klicks z.B. den Nutzungsvertrag für den Raum, weil er von einem Verein gebucht wird. Wird aber der gleiche Raum durch die Kommune selbst genutzt und somit kein Nutzungsvertrag benötigt, bleibt dieser Arbeitsschritt automatisch verborgen.

Im Ergebnis ist KommunalPLUS Belegungsplan also mehr als ein einfaches Kalenderprogramm, in dem die Belegungen dargestellt werden. Es ist vielmehr ein umfassendes Fachverfahren mit allen wichtigen und erforderlichen Funktionen nach dem Motto ‚Aus der Praxis – für die Praxis‘.

 

Funktionen und Leistungsmerkmale:

  • Verwaltung der Belegung/Reservierung von beliebig vielen Räumen und Objekten
  • Einmalige, periodische oder freie definierbare Belegungszeiträume mit Berücksichtigung von Ferien- und Sperrzeiten
  • Spezielle Funktionen für die Fortschreibung und Verwaltung von Dauerterminen wie ‚Schulsport‘ usw.
  • Übersichten und ‚Stundenpläne‘ zur Terminüberwachung
  • Automatische Warnfunktion wegen möglicher Doppelbelegung
  • Automatische Information von zuständigen Personen über den Stand von Belegungen
  • Gebührenrechnungen mit oder ohne MwSt-Angaben
  • Schnelle und rationale Erstellung von Nutzungsverträgen und anderen Vorgängen

Hier gehts zum Download:
Flyer – KommunalPLUS Belegungsplan