Bürgerbeteiligung beginnt bei kleinen Dingen, wie defekten Straßenlampen, Verschmutzung durch Tiere oder einfach die Anregung einer zusätzlichen Parkbank. Auch wenn die Ämter nicht täglich mit solchen
Anliegen zu tun haben: Vorrangig wichtig ist, dass keine Eingabe der Bürger unter den Tisch fällt, weil sie zu spät gesehen und bearbeitet oder sogar verlegt und vergessen wurde.

 

Integrierte Lösung, die Information verbindet

Sein volles Potenzial kann das KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement entfalten, weil es in REGISAFE eingebunden ist. Damit steht ihm die Leistungskraft unseres überlegenen Dokumentenmanagementsystems zur Verfügung.

Die wichtigsten Informationen erhält der Bürger automatisch in der Eingangsbestätigung. Um schneller agieren zu können, läuft die gesamte Abwicklung möglichst auf elektronischem Weg per E-Mail oder Fax.
Wo andere Fachverfahren schon an ihre Grenzen stoßen, erlaubt KommunalPLUS auch die phonetische Suche auf der Basis von Schriftstücken und Adressen der beteiligten Personen. Zusätzlich erlaubt eine Statistik-Funktion ausführliche Auswertungsmöglichkeiten der gespeicherten Akten.

 

Intuitiv und flexibel

Der Umgang mit KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement ist denkbar unkompliziert. Für den kompletten Ablauf des Verfahrens sind lediglich einige wenige Arbeitsschritte nötig, und es werden auch nur wenige Daten gebraucht.

Zunächst wird die Anfrage erfasst und als Vorgang angelegt, dann per Mausklick an die zuständige interne oder externe Stelle weitergeleitet. Optional können die Daten auch über die Mängelmelder-APP der Firma Form-Solutions vom Bürger selbst erfasst und dann an KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement übergeben werden.
Dies erfordert lediglich eine zusätzliche Konfiguration der Mängelmelder-APP.

Die Sicherheit, dass die Anregungen oder auch Beschwerden je nach Dringlichkeit zügig bearbeitet werden, ist durch automatisch voreingestellte Termine und Fristen gewährleistet. Wenn sich die Bearbeitung zu sehr verzögert, erhält die zuständige oder/und die übergeordnete Stelle eine Mahnung – automatisiert oder einfach per Mausklick.

Der aktuelle Bearbeitungsstand wird in einem zentralen Dialogfenster festgehalten und in der Akte dokumentiert.  Sobald das Ergebnis der Bearbeitung vorliegt, genügen zwei, drei Mausklicks und schon ist alles amtlich dokumentiert und der Bürger wird informiert.

 

Funktionen und Leistungsmerkmale:

  • Erfassung aller Anfragen, egal ob diese schriftlich, telefonisch oder persönlich gestellt wurden
  • Automatische Eingangsbestätigung und Weiterleitung an die verantwortliche Stelle
  • Automatische Erinnerungsfunktion und Mahnverfahren für alle verantwortlichen Sachbearbeiter
  • Automatische Dokumentation aller Abläufe in einer elektronischen Akte
  • Erledigungsinformation für den Bürger per Mausklick
  • Statistische Auswertung aller Ideen und Beschwerden
  • Optionale Anbindung der Mängelmelder-APP der Firma Form-Solutions
  • Integration in das DMS/ECM REGISAFE

Hier gehts zum Download:
Flyer – KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement