In bereits über 2.000 kommunalen Einrichtungen kommt das Dokumentenmanagementsystem (DMS) REGISAFE von HELD zum Einsatz und sorgt dort für eine effiziente Dokumentenverwaltung. Die Software wurde nach und nach um Fachverfahren für die zentrale Verwaltung ergänzt, wie z.B. KommunalPLUS Ideen- und Beschwerdemanagement, KommunalPLUS Zuständigkeitsfinder, KommunalPLUS Ehrenamt.

Zwischen 50 – 70 % des Informations- und Aktenbestands einer Verwaltung betrifft den Bereich der allgemeinen Sachakten mit Querschnittsaufgaben, Grundlagen und Rechtsprechungen. Die Führung dieser Sachakten, ob zentral oder dezentral abgelegt, ist sehr vielfältig und bereitet vielen Verwaltungen größere Probleme. Das Wiederfinden von Informationen und der Zugriff auf ein gesamtes Thema ist leider sehr häufig nicht möglich. HELD hat sich darauf spezialisiert, genau diese Problemstellung seit Jahrzehnten optimal zu lösen. REGISAFE geht dort weit über die Möglichkeiten eines normalen Dokumentenmanagementsystems hinaus und bietet Lösungen, die

  • alle Informationen und Daten importiert, archiviert und in Sekundenschnelle alles wieder findet und für jeden berechtigten Mitarbeiter zugänglich macht
  • die Ablage ganz einfach nach dem Aktenplanschema ermöglichen
  • ein zentrales Arbeiten aller Mitarbeiter nach dem gleichen System garantiert
  • sämtliche Daten zum Vorgang strukturiert zur Verfügung stellt
  • den gesamten Lebenszyklus einer Akte, eines Vorgangs oder eines gesamten übergreifenden Sachthemas – vom Entstehen der Information bis zur historischen Archivablage – in einer Lösung durchgängig realisiert

Auch in der papierbezogenen Ablage (Neuordnung von zentralen Verwaltungsregistraturen/Systemregistraturen) bietet HELD ein einheitliches und umfassendes Konzept für die Akten- und Schriftgutverwaltung, das durch diese Vorteile überzeugt:

  • Planung und Beratung bei der richtigen Möblierung
  • Optimierung von leistungsfähigen Ablage- und Registratursystemen
  • Platzsparende Organisationsmöbel und ergonomische Arbeitsplatzgestaltung, die eine wirtschaftliche Arbeitsweise unterstützen
  • Hochwertige Schrank- und Regalsysteme Karussellschränke zur Aufbewahrung von System-Mappen und Ordnern (z.B. Steuer- oder Kfz-Akten)
  • Universal-Stahlschränke mit vielfältigen, feuerfesten Ablagemöglichkeiten

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